Экстренное уничтожение секретных электронных документов - Samurai24.ru

Экстренное уничтожение секретных электронных документов - Samurai24.ru

Правила работы с электронными документами, содержащими секретную информацию. Как их уничтожать? Какие технологии для этого используются?

Скайп консультант

Зачем и когда осуществляется уничтожение секретных документов?

Зачем и когда осуществляется уничтожение секретных документов?

Уничтожение – один из неминуемых этапов «жизненного цикла» всех управленческих документов организации, исключение составляют лишь те материалы, которые предназначены для постоянного хранения. Если ранее задача заключалась в избавлении от бумажных носителей информации, то с переходом на СЭД (системы электронного документооборота), она несколько изменилась.

Зачем и когда осуществляется уничтожение секретных документов?

Уничтожение – один из неминуемых этапов «жизненного цикла» всех управленческих документов организации, исключение составляют лишь те материалы, которые предназначены для постоянного хранения. Если ранее задача заключалась в избавлении от бумажных носителей информации, то с переходом на СЭД (системы электронного документооборота), она несколько изменилась. Таким материалам тоже требуется своевременная «утилизация», но по отношению к ним не применимы «стандартные» способы: использование шредера, сжигание, химическая обработка.

Уничтожение секретных электронных документов

Основные правила

В рамках международного стандарта ISO 15489:

  • Недопустимо уничтожение документов, имеющих отношение к возможным или ныне идущим расследованиям, судебным искам.
  • Необходимо избавиться от всех копий материалов, включая те, которые выступают в качестве резервных или предназначены для длительного хранения.
  • При уничтожении должны соблюдаться требования, касающиеся полной конфиденциальности.
  • Избавление от секретных документов, в том числе имеющих электронный вид, должно быть полностью санкционированным.

Ключевые сложности при работе с секретными документами

При целенаправленном экстренном уничтожении секретных документов сложность заключается в обеспечении условий, при которых содержащаяся в них информация не может быть восстановлена. С этой точки зрения форматирование носителя (например, внешнего диска) – недостаточная мера. Неуничтоженное устройство может попасть к злоумышленникам, что приведет к непредсказуемым последствиям. Использование современных методик и программ позволяет частично или даже полностью «вернуть» стертые сведения. Аналогично обстоит ситуация с устройствами, данные с которых были устранены методом перезаписывания. Специалисты рекомендуют осуществлять эту процедуру не менее 35 раз, лишь в этом случае можно добиться положительного результата. Проблема заключается в том, что эффективность далека от 100%, и сама процедура занимает достаточно много времени. Продолжительность напрямую зависит от объема информации.

Уничтожение секретных электронных документов

Способы экстренного уничтожения секретных документов, их особенности

Многие считают, что удобнее всего стирать информацию путем механического повреждения самого носителя электронных данных. Вариантов несколько:

  • Температурное воздействие, вследствие чего происходит расплавление устройства.
  • Механическое повреждение всех его деталей, элементов.
  • Химическая обработка с использованием специальных реагентов.

К сожалению, не всегда времени и возможностей достаточно для применения таких способов. Они требуют длительной подготовки, их сложно осуществить на территории предприятия. Для этого требуется применение специализированного оборудования, обеспечивающего высокотемпературное воздействие, прессов или химических веществ, а работа с ними не всегда безопасна при отсутствии соответствующего опыта, знаний.

Почему современные организации отдают предпочтение программно-аппаратным способам экстренного удаления электронных документов?

Более простой способ – экстренное уничтожение документов путем воздействия на рабочую поверхность носителя магнитным полем. Вследствие этого происходит размагничивание и, соответственно, информация полностью стирается, то есть не подлежит даже частичному восстановлению. Такая технология применима по отношению к жестким дискам, а также картриджам с магнитной лентой, аудиокассетам и т.д.

Обратите внимание: дальнейшая эксплуатация устройств, которые прошли «обработку» магнитным полем, невозможна. При использовании способа существует ряд сложностей: при недостаточной мощности импульса возможно частичное восстановление данных. Поэтому для достижения 100% результата следует использовать лишь надежное и проверенное оборудование, которое доказало свою эффективность на практике. Например, приобрели популярность специализированные утилизаторы, предназначенные для работы с жесткими дисками. Ключевые преимущества устройств: быстродействие (уничтожение информации происходит меньше, чем за секунду), для подготовки оборудования необходимо просто включить его в электросеть, для запуска не требуются специализированные знания.

Уничтожение секретных электронных документов

Как правильно работать с носителями, о чем следует позаботиться?

Системы электронного документооборота прочно вошли в нашу жизнь, облегчив многие процессы, но при этом усложнив другие. Современные носители являются достаточно хрупкими, но одновременно с тем зачастую они проявляют небывалую «живучесть». Например, после урагана «Катрина», который случился в США, специалистам удалось восстановить некоторые данные на жестких дисках ПК, при условии, что они больше месяца находились в грязной морской воде. Это свидетельствует о том, что не всегда механическое воздействие на устройство гарантирует 100% результат, поэтому технологию «утилизации» данных нужно выбирать максимально внимательно, особенно, если речь идет о секретных документах.

Существует еще одна проблема: в современных организациях большинство электронных данных «раскопировано», то есть они распространяются между сотрудниками. Вследствие этого они одновременно могут присутствовать на разных носителях: жестких дисках, флеш-накопителях и даже серверах. Уничтожение всех существующих копий вызывает определенные сложности. По мнению экспертов, руководителям организаций, работающих с секретными документами, следует разработать регламент, по положениямкоторогостирается информация, представленная в электронном виде. В нем должен быть отражен полный комплекс применяемых технических и организационных мер, описаны используемые типы оборудования и программно-аппаратных решений. Важно, чтобы он учитывал все риски, ведь последствия утечки секретной информации непредсказуемы, но они гарантированно несут негативную окраску.

Комментарии (0)


Оставить комментарий
Ваше имя